Personal Kanban mit LeanKit (I): Der Backlog

Im dritten Beitrag zum Thema Personal Kanban geht es um den Backlog.  Der Backlog im Kanban-Board ist ein wichtiges Element zur Planung und um über alle anstehenden Tasks & Goals Überblick zu behalten. Wie ich in LeanKit meinen Backlog strukturiere erfährst du in diesem Beitrag. In meinen nächsten Beiträgen werde ich mich dem Doing-Bereich, dem Archiv und einigen Features von LeanKit widmen.

Dieser Beitrag ist der dritte in einer Reihe von Beiträgen zum Thema Personal Kanban. 
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Moment, was ist Personal Kanban!?

Der Backlog im Personal Kanban

Der Backlog dient mir einerseits zur Planung von Aktivitäten (privaten “Projekten”) und andererseits dazu die geplanten Schritte, die mich meinem Ziel näher bringen, strukturiert anzugehen und einer zielgerichteten Umsetzung zuzuführen.
Personal-Kanban-BacklogMeinen Backlog habe ich in 4 Bereiche unterteilt. Von links nach rechts sind das:
  • Eingang
  • MiniTasks
  • Projects
  • Next

In den Bereichen MiniTasks und Projects sind alle vertikalen Spalten nochmal horizontal unterteilt in Ready und Later. Somit sehe ich auch schnell was in jedem “Projekt” als nächstes erledigt werden kann und was noch warten muss.

PersonalKanban-Backlog

Übersichtlich durch Farben: Jedes Projekt im Backlog hat eine eigene Farbe – ebenso Meetings und Meilensteine.

Eingang

Meetings

In der Spalte Meetings werden per zapier automatisiert alle Termine aus meinem Google-Kalender angelegt. Am Freitag wenn ich meinen Wochenabschluss mache sortiere ich neue angelegte Karten so ein, daß alle Termin-Karten in der richtigen Reihenfolge erscheinen. Hier hin verschiebe ich auch Tasks, die zu einem besstimmten Zeitpunkt erledigt werden müssen.

PersonalKanban-Backlog-EingangMeetings This Month

Die Meetings-Spalte ist immer recht voll und lang deshalb finde ich es übersichtlicher eine eigene Spalte für das aktuelle Monat zu haben. Aus der Spalte Termine hole ich mir jedes Monat die Termine in die Spalte “Meeting This Month” um eine bessere Übersicht zu haben was aktuell ansteht.

New

“New” ist die Default-Spalte und muss in LeanKit definiert sein. Hier landen Karten wenn keine Spalte angegeben ist. Mein Ziel ist es, dass diese Spalte immer leer ist. Somit trennt sie auch optisch den Backlog in zwei Teile: links Dinge, die tatsächlich erst später kommen und rechts Aktivitäten/Projekte an denen ich momentan aktiv arbeite.

MiniTasks

Das ist der Platz für Kleinigkeiten. Hier landen Tasks die niedrige Priorität haben oder die erledigt werden wollen ohne zu einem “Projekt” zu gehören.
PersonalKanban-Backlog-MiniTasks

Tolles LeanKit-Feature: horizontale Unterteilung der Lanes für noch mehr Übersichtlichkeit!

Beispiele dafür sind

  • miste Schublade 3 aus
  • stell das Fauteuil auf willhaben
  • schau dir ein Tutorial zu … an
  • ruf die Bank an wegen …
  • suche Vorträge für das nächste Semester heraus
  • suche nach Kindertheater-Vorstellungen für die nächsten 2 Monate
  • vereinbare einen Termin mit <Freundin X>
  • ….

Meistens habe ich hier zwei Spalten: eine für Veranstaltungen, Vorträge, Webinare, etc. und eine wo der ganze Rest gesammelt wird.

Projects

Hier wird es nun wirklich wichtig:
1-3 Private Projekte. Ganz rechts das “Focus-Projekt” dem ich die meiste Zeit widmen möchte.

PersonalKanban-Backlog-Projects

Aktive Projekte mit dem Fokus-Projekt in rot. Hier ausnahmsweise 5 Spalten, weil ein Projekt ausläuft und das Folgeprojekt schon angelegt ist.

Wenn ich viel Zeit habe (beispielsweise im Urlaub) können es durchaus mal 4 Projekte werden wobei ich meistens versuche ich mich auf 2 zu beschränken.

Das dritte “Projekt” enthält oft die nächsten Bücher oder Themen mit denen ich mich beschäftigen will. Jetzt gerade ist die Theory of Constraints dran.

Wenn ich ein Projekt plane, erstelle ich oft zuerst ein paar Meilensteine (grün) und fülle nach und nach die Tasks ein die mich zum nächsten Meilenstein führen sollen. Es handelt sich hier ja um private “Projekte” also ist das keine Hexerei, geht schnell und hilft mir extrem gut beim zielgerichteten Vorgehen.

Jeden Freitag mache ich den Wochenabschluss. Dabei sehe ich das ganze Board durch und aktualisiere alle Spalten.

Next

Meetings This Week

Aus Meeting This Month hole ich mir am Freitag alle Termine für die nächste Woche und überlege bei dieser Gelegenheit ob ich etwas vorbereiten möchte und erstelle dazu die Karten. So kann nichts wichtiges untergehen. (Meetings, die intensive Vorbereitung benötigen plane ich extra wesentlich früher)
PersonalKanban-Backlog-Next

Direkt neben dem “Doing”-Bereich die wichtigsten “Next Steps”. Spätestens hier schätze ich den Aufwand und trage die Dauer (in Minuten) als “Card Size” ein.

Next Steps

Meine Lieblingsspalte 🙂 Hierhin verchiebe ich am Freitag bei meinem Wochenabschluss alles was ich unbedingt in der nächsten Woche machen muss. Und nur diese! Es gibt verschiedenste Bezeichnungen für diese Tasks: MIT (most important tasks), ZEN (Ziel Ergebnis Nutzen), Wochenziel, etc.

Im Laufe der Woche wächst die Spalte an und wird immer voller und am Freitag wird sie schliesslich wieder ausgemistet. Das ist wahrscheinlich die dynamischstee Spalte im Backlog 😉

Wenn ich dann meine Tagesplanung mache leere ich zuerst diese Spalte und arbeite hier alles ab. Wenn alles erledigt ist, hole ich mir neue Karten aus dem Backlog in dem zufriedenem Wissen, daß ich meine Wochenziele bereits erreicht habe. Diese Spalte ist für mich ein wichtiges Element um mir Wochenziele zu setzen, auf diese zu fokussieren und dann motiviert mehr zu leisten.

Jetzt bist du dran

  • Wie sieht dein privater Backlog aus?
  • Welches Tool verwendest du?
  • Was hilft dir zielgerichtet vorzugehen und alles im Griff zu haben? 

Hinterlass einen Kommentar oder schreib mir deine Frage!

Im nächsten Personal Kanban Beitrag geht es um den aktiven Teil des Boards: Doing

Happy planning!
Nathalie Karasek

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