Personal Kanban Tool gesucht

Taskmanagement 2014 mit Personal Kanban

Vor länger Zeit wollte ich bereits ein Tool für mein persönliches Taskmanagment mit Personal Kanban verwenden, aber die Rahmenbedingungen waren ungünstig. Also habe ich das Vorhaben nach einem Mini-Testlauf in meiner “Vielleicht/Irgendwann”-Liste geparkt und kompromisshalber ein Kanban in OneNote geführt.
20140620-160414-57854673.jpgInzwischen haben sich die Rahmenbedingungen grundlegend geändert. Ein veränderter Lebensrythmus und neue Aufgaben scheinen mir die idealen Vorraussetzungen, um ein paar hinausgeschobene Vorhaben aus der Garage zu holen und auf die Teststrecke zu schicken. Dieser Blog und die Suche nach einem Kanban-Tool sind zwei der Projekte, die es zum Setup in die Werkstatt geschafft haben.
Dieser Beitrag ist der erste in einer Reihe von Beiträgen zum Thema Personal Kanban. 
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Moment, was ist Personal Kanban!?

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Anforderungen an ein Personal Kanban Tool

Mit Personal Kanban gestalte ich meinen Tagesablauf und plane ich private Projekte. Was muss ein Kanban-Tool können? Darüber habe ich mir hier Gedanken gemacht.

Musthave

WIP-Limit

Einzelne Tasks zu schätzen, darin bin ich inzwischen schon recht gut geworden. Den Gesamtaufwand aller Tasks bei meiner Wochen- und Tagesplanung realistisch einzuschätzen, das gelingt mir nur mit zusätzlichem Aufwand. Hier liegt für mich die Stärke im personal Kanban und den WIP-Limits. Bei meiner Wochenplanung möchte ich entspannt solange Tasks aus dem priorisierten Backlog ziehen bis das Board mir signalisiert zu stoppen. (Einen Puffer für unvorhergesehenes und spontanes realisiere ich durch eine Platzhalter) Somit ist das WIP-Limit für mich eine der wichtigsten Funktionalitäten eines Kanban-Tools.

Swimlane

Die hübschen Checklisten und Wiederverwendungsmöglichkeiten haben es mir bei Trello besonders angetan. Allerdings möchte ich auf horizontale Swimlanes nicht verzichten und somit scheiden einige Anbieter leider aus. Darunter auch Trello.

Customization

Die Möglichkeit das Board selbst zu gestalten ist mir sehr wichtig. Die 3 Standard-Spalten reichen nicht aus.

Mobile App

Meine Wochenplanung mache ich am PC aber Aktualisierungen im Laufe der Woche mache ich oft in der Ubahn oder zwischendurch. Hier möchte ich keine Webapp im Browser verwenden, sondern will auf ale Fälle eine App benutzen.

Create via email
IFTTT

Ich bin eine begeisterte Nutzerin des IFTTT-Dienstes. Von selbst landen Termine, Ideen, Lesestoff und vieles mehr in OneNote (oder Evernote) wo ich die Notizen weiterbearbeite. Gleiches wünsche ich mir auch für das Board. Immerhin möchte ich effizient arbeiten und mich auf inhaltliches konzentrieren können und nicht Zeit mit manueller Synchronisation verschwenden.

Tool-Unterstützung

Natürlich wäre die ideale Lösung wenn man via eMail Karten erstellen kann. Viele Tools unterstützen eMail-Weiterleitung bzw. kann hierzu auch IFTTT zwischengeschaltet werden.

Zapier

Leider gibt es meines wissens nach keinen Kanban-Channel bei IFTTT, also muss ich hier möglicherweise auf Zapier ausweichen. Zapier ist ein ähnlicher Dienst, der beispielsweise LeanKit angebunden hat. 100 “Zaps” im Monat sind gratis. Zu wenig für meine Zwecke also beschränke ich mich vorerst im Test auf das nötigste und lasse nur die Termine aus meinem Google Kalender weiterleiten. Das günstigste kostenpflichtige Package stellt 3000 “Zaps” im Monat für 15,- Euro zur Verfügung. Zu viel meiner Meinung nach – sowohl im Umfang als auch bezüglich der Kosten. (1000-1500 für ca. 5,- Euro wären eine Überlegung wert)

Nicetohave

Offlinemodus

Wünschensert wäre, dass die mobile App auch im Offlinemodus funktioniert und bei bestehender Verbindung automatisch synchronisiert.

Unteraufgaben

Um nicht zu Kleinteilig zu werden wäre es nicht schlecht, wenn die Karten eine Todolist-Funktion abieten würden.

Preis

Im Idealfall kostenlos, ein monatlicher Preis von 5,- Euro wäre verschmerzbar und für die eierlegende Wollmilchsau würde ich vielleicht sogar 10,- Euro monatlich zahlen.

Regelmässige Tasks

Wiederkehrende Tasks sollten auf dem einen oder anderen Weg von zauberhand ins Board finden. Hier können leicht Dienste wie Kalender oder IFTTT bemüht werden sofern es zumindest eMail-Unterstützung gibt.

eMail-Benachrichtigung

Sollte sich etwas im Board ändern, hätte ich gerne die Möglichkeit mir eine eMail zusenden zu lassen. Beispielsweise wenn eine Karte in die Done-Spalte verschoben wird. Im Idealfall mit exakten Infos (Zeitstempel, Titel, Beschreibung, Prio, etc). Die so exportierten Daten könnten für eine simple Zeiterfassung und Archivierung verwendet werden. Das war´s fürs erste!

[note]Deine Meinung interessiert mich!

  • Was sind DEINE Anforderungen an ein Kanban-Tool? 
  • Welches verwendest DU und was gefällt dir daran besonders gut? 
  • Was weniger?

Ich freue mich auf eure Kommentare und Meinungen![/note]

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Viel Freude bei deiner Planung!
Nathalie Karasek

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Dieser Beitrag ist erstmalig am 27. April 2014 im Rahmen des alten Blog-Projekts erschienen

Artikel zu Personal Kanban

To do’s auf japanisch

This blog is a digital memory for me. I store nuggets of information, ideas and resources on these pages so that I can access and share them easily at any time, from everywhere. I always felt a strong passion for continuous improvement and that is why I am now super happy to be a professional Scrum Master. Scrum, Kanban, Agile Project Management, Coaching, Learning and Self Management are my passions and that is also what my blog is about ...

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